ARTG: van een shop die niet voldeed naar een B2B webshop waar AFAS de waarheid is

A&R Textile Group (ARTG) uit Rotterdam levert badstof en babytextiel aan dealers in heel Europa. Sinds de go live op Marcando bestellen die dealers zelf, in vijf talen, met de prijs en de voorraad die op dat moment in AFAS staan.

Over ARTG

A&R Textile Group is sinds 2009 groothandel in handdoeken, badjassen, saunakilts, hamamdoeken en babytextiel. Eigen merken zoals Tummi Bears, Hamamzz, Babiezz, PRINT-Me en SUBLI-Me, levering binnen 24 tot 48 uur vanuit eigen voorraad.

Het assortiment is breed en diep. Ruim duizend artikelen, met per artikel varianten in kleur, gewicht en formaat. Precies het soort catalogus dat je niet twee keer wil onderhouden.

ARTG verkoopt aan dealers, elk met eigen afspraken en eigen prijzen. Die logica zit in AFAS Profit, waar het bedrijf al sinds 2011 op draait, verspreid over meerdere werkmaatschappijen.

De uitdaging

ARTG had al een webshop. Die voldeed niet.

De vorige oplossing stond los van AFAS, waardoor het assortiment, de prijzen en de voorraad op twee plekken onderhouden moesten worden. Daar kwamen slechte ervaringen met eerdere webshopprojecten en pijnlijke migraties bovenop. Internationale klanten klaagden bovendien over de beschikbare betaalmethoden.

Het uitgangspunt voor het nieuwe project was daarom helder: er mag nog maar één plek zijn waar iets ingegeven wordt. Eigenaar John Rietdijk zette de prioriteiten scherp: eerst B2B, geïntegreerd met AFAS, meertalig, en met zo weinig mogelijk manuele invoer.

De aanpak: AFAS blijft de bron

In het project is AFAS het uitgangspunt geweest, geen obstakel. Marcando koppelt rechtstreeks op AFAS en haalt daar op:

1. Artikelen en artikeldata. Nieuwe referenties, kleuren, maten en omschrijvingen komen uit AFAS de shop in, inclusief de vertalingen in vijf talen. Eén plek om te onderhouden.
2. Klantspecifieke prijzen. Elke ingelogde dealer ziet zijn eigen nettoprijs, inclusief de afgesproken staffels. Prijzen zijn pas zichtbaar na login, precies zoals een groothandel dat wil.
3. Voorraad. De actuele stand per magazijn, zichtbaar op de artikelpagina. ARTG zet dat zelf op de homepage als belofte: klanten kunnen nu ook de voorraad in het magazijn bekijken.
4. Orders. Wat een klant bestelt, komt als order in AFAS terecht, inclusief het gekozen afleveradres en de betaalmethode. Geen overtypen, geen fouten in artikelnummers of aantallen.
5. Klanten en accounts. Nieuwe klanten registreren zich met hun btw-nummer, dat gecontroleerd wordt tegen de klantenbasis in AFAS. Zo ontstaan er geen dubbele relaties. Omgekeerd kan ARTG bestaande klanten ook proactief uitnodigen: die zitten vanuit AFAS al in Marcando, dus één uitnodiging volstaat om een dealer aan boord te krijgen, met zijn voorwaarden en prijzen meteen correct.

Hoe het traject liep

Van eerste gesprek tot livegang is er stap voor stap gewerkt, met vaste opvolgcalls tussen ARTG en het onboardingteam van Marcando. In die calls is de catalogus opgebouwd en gecontroleerd: productgroepen herschikt, kleur- en maatvarianten logisch gestructureerd, zoeksleutels geïmporteerd, foto's gesynchroniseerd en de Italiaanse, Duitse, Franse en Engelse teksten nagekeken.

Twee keuzes hebben het verschil gemaakt:

• ARTG beheert de shop zelf. Categorieën herschikken, nieuwe artikelsets importeren, uitnodigingsmails aanpassen: John en zijn team doen dat zelf vanuit AFAS en de backoffice, met begeleiding waar nodig. Geen ticket en geen developer nodig voor elke wijziging.
• Echte klanten die vóór de livegang testorders plaatsten. Daarmee is gecontroleerd of prijsstaffels, alternatieve afleveradressen en betaalmethodes correct in AFAS binnenkomen. Niet in theorie, met echte bestellingen.

Wat er live staat

De shop is opgezet als volwaardig bestelplatform voor dealers, niet als online catalogus:

• Vijf talen. Nederlands, Engels, Frans, Duits en Italiaans, voor het Europese dealernetwerk.
• Afgeschermd bestellen. Registratie met btw-nummer en bedrijfsgegevens, prijzen zichtbaar na login.
• Offerteaanvraag. Voor grotere volumes of bedrukkingen kan de klant een offerte opvragen in plaats van meteen af te rekenen.
• Productvergelijker en wishlist. Handig bij een assortiment waarin dertig kleuren van hetzelfde artikel naast elkaar liggen.
• Verzendkosten per land, met DPD als vervoerder, plus een afhaaladres.
• Betaalmix voor NL en BE. iDEAL, Bancontact, KBC, Belfius, Maestro, Visa, Mastercard en Apple Pay. Meteen een antwoord op de klachten van internationale klanten over de oude shop.

Het resultaat

Orders komen binnen zoals ze binnen horen te komen. De dealer bestelt zelf, en de bestelling staat automatisch in AFAS. Niemand typt nog iets over en niemand hoeft achteraf te controleren of het artikelnummer, het aantal of de prijs wel klopt.

Daarnaast is er geen tweede systeem meer om te onderhouden. Artikelen, kleuren, maten, prijzen, staffels en voorraad worden beheerd in AFAS, en de shop volgt. Een nieuwe kleur hoeft niet apart in een webshopcatalogus gezet te worden, en een prijswijziging hoeft niet twee keer doorgevoerd.

En de vraag "hebben jullie dit nog op stock" hoeft niet meer beantwoord te worden. Die staat op de site, in de taal van de klant, met zijn eigen prijs erbij.

Herkenbaar?

Werk je met AFAS en verkoop je aan dealers of zakelijke klanten met eigen prijsafspraken? Dan is dit het patroon: AFAS blijft waar de waarheid zit, de webshop wordt het kanaal waarlangs je klanten er zelf bij kunnen.‍

Webshop: artgshop.com | ERP: AFAS Profit | Markt: Nederland en export

‍